标题 | 国外大型会议策划的流程 |
范文 | 国外大型会议策划的流程 会议、研讨会和培训日等其他会议需要更多的时间和精力才能顺利实现。对于这样的会议,重要的`是要制定一个计划。根据有多少人出席会议,会议是多么重要,您可能需要提前几个月开始规划。 会议规划第一阶段: 设立一个项目组组织会议。确定角色和责任,工作方式和联系方式。 制定目标和目标。 准备项目规格。 决定包括设备,场地,交通,餐饮,活动,宾馆,娱乐,讲义等在内的预算... 同意时间表,里程碑和期限以及每个会员的时间承诺。 会议规划第二阶段: 准备详细的甘特图,显示序列,时间表和任务。 准备一个场地清单,该场地需要为这次会议提供什么。 研究场所,检查可用性,要求报价,准备一份候选名单。 同意会议日期,记得检查场地,主要演讲者等的可用性... 准备会议议程。 准备视觉材料,出门,演示等... 准备会议通信材料,选择沟通方式,即:通过电子邮件发送给员工,电话或亲自到主要客户等。 会议规划第三阶段: 确认会场和预订。 确认出席并发送位置/旅行详情。 完成交通安排。 完成餐饮和住宿。 完成娱乐和社交活动。 检查视听和电脑设备。 会议规划第四阶段: 尽早到达会议场所,以确保一切顺利。 检查会议室是干净的,安排座位,空调/暖气设置在舒适的温度,良好的照明。 检查所有设备和供电点,并立即向场地维护人员报告任何故障。在会议期间如果设备发生问题,请查看谁要谈谈。 仔细检查您的餐饮,住宿和娱乐要求是否已知,并将得到满足。如果有什么不正确的话,或者在会议期间需要额外的东西,找出谁要谈话。 确保在入口处有人在场,迎接与会者到达并让他们定居。 根据会议的性质,您可能还希望有一个会后计划,涉及收集参加者的反馈,安排后续会议等... |
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