标题 | 大型活动接待方案 |
范文 | 大型活动接待方案 为了确保工作或事情有序地进行,就需要我们事先制定方案,方案是在案前得出的方法计划。那么优秀的方案是什么样的呢?以下是小编精心整理的大型活动接待方案,欢迎大家分享。 大型活动接待方案1一、活动目的': 为了加强公司员工的凝聚力,丰富公司文化生活,表达公司对员工节日的关怀与问候,同时对20xx年工作进行总结、表彰先进。 二、活动主题: 20xx年工作总结和20xx年公司规划,表彰先进 三、活动时间: 20xx年1月31日 7:30—9:00 四、活动地点: 公司餐厅 五、与会人员: 公司全体员工 六、活动主持人: 张军伟 七、活动方案: (一)会场布置: 负责人:行政后勤科: 横幅标题:江苏CH有限公司20xx年度工作总结暨表彰大会 具体准备:桌牌、照相机奖状证书、笔记本电脑、音响、麦克风、茶水、水果; (二)总结和表彰大会 1、主持人宣布:宣读会场纪律 2、主持人宣布:由公司总经理致新年贺词; 3、主持人宣布:请生产副总为我们作20xx年工作总结,大家热烈欢迎 4、主持人宣布:请总经办主任宣读20xx年度规划 5、主持人宣布:请总经办主任宣读员工表彰决定: (1)对先进部门进行表彰:由王总进行颁奖,大家表示热烈祝贺,由部门负责人发表获奖感言(大约15分钟) (2)对先进个人进行表彰:由王总进行颁奖,大家表示热烈祝贺,由获奖者发表获奖感言(大约30分钟) (3)对特殊贡献者进行表彰:由王总进行颁奖,大家表示热烈祝贺,由获奖人发表获奖感言(大约15分钟) 6、总经理对大会进行会议总结; 7、主持人宣布:会议结束。 大型活动接待方案2一、会议主题: 重庆肉协 肉牛产业研讨会 长博集团 二、会议时间: 20xx年x月x日—20xx年x月x日 三、会议地点: 邀请函为准 四、环境布置 (一)会场涉及区域 政府,茶海之心景区,长博生态产业园 五、会议内容 第一板块会议安排 (一)会议时间:20xx年x月x日下午 会议地点:现场及长博会议室 会议内容:莅临凤冈重庆长博生态产业园参观并交流 (二)会议时间:20xx年x月x日上午8::30-12:00 会议地点:政府会议中心(暂定) 会议内容: 1)主持人介绍参会来宾,致辞。 2)县政府领导致辞 3)介绍重庆长博生态产业园发展规划 4)遵义市相关单位对遵义市肉牛现状及发展做简介 5)做专项研讨 (三)会议时间:20xx年x月x日下午14:00-18:00 1)会议地点:政府会议中心(暂定) 2)会议内容:专项讨论 3)会议结束:致答谢辞 (三)会议场地布置: 1)多功能设备:电脑,投影仪设备 2)会议用品:会议记录薄,笔,茶杯 (四)会后合影: 时间:在会议结束前,告知大家不要急于离场,按序下楼,在指定地点合影留念。 第二板块餐饮,住宿安排 (一)20xx年x月x日晚宴时间:18:30 住宿地点:茶海之心酒店 (二)20xx年x月x日午餐时间:12:00-14:00 晚餐时间:19:30-20:30 住宿地点:茶海之心景区 (三)20xx年x月x日早餐时间:8:00 午餐时间:12:00 1)8:30-12:00参观茶海之心景区 2)做好部分嘉宾回程工作 (三)晚宴方式: 1)圆桌形式,10人一桌 2)菜品:热菜,凉菜,甜品 第三板块交通接送 1驾驶组应全力配合综合协调组 1)驾驶组负责嘉宾接送(及时对嘉宾的行程跟踪) 2)嘉宾回程安排:根据嘉宾具体实际情况安排回程事宜(及时对嘉宾的行程跟踪) 3)备用车辆准备两辆 第四板块会议接待 (一)工作内容 1、会议议程策划: 2、编撰、印刷会议邀请函 3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务; 4、会议前期报名的接待、物品分发等; 6、协助酒店住宿、餐食服务等工作; 7、提供会议期间车辆的调配、服务工作; 8、提供机(车)票的订购服务工作; 9、提供专业接待人员服务工作; 10、根据需要,提供其他公务活动服务工作; (二)、组织机构及职责 1、综合协调组:以行政办公室为组织核心展开工作 (1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作; (2)负责到会嘉宾信息收集、整理等对外联系 (3)工作负责对外具体联系落实与会嘉宾的初步行程、人数、往返时间。 (4)负责与本次会议全面对接工作; (5)负责落实政府领导领导的接车辆安排; (6)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作; 2、接待服务组 工作职责:驾驶组配合协调组 (1)负责嘉宾的接送工作。 (2)负责为与会嘉宾提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、等其他会议服务; (3)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送、车(机)票安排;酒店房间安排;参加会议活动的'详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人员的组织领导; (4)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等) 3、会议现场保障组 工作职责: (1)负责接待服务组的有关活动安排,如:会议现场拍照、会前投影仪调试、检查会议资料是否到位、多媒体播放是否正常、速记安排、会议位置安排 (2)当地媒体邀请安排 (2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。 第五板块内部会议总结 会议时间:20xx年x月x日下午会议地点:长博生态产业园办公楼会议室 会议内容:对此次肉牛产业研讨会做内部工作总结 大型活动接待方案3一、总则 1、为规范公司商务接待活动,在保证商务接待效果的前提下,加强商务接待费用控制,特制订本方案。 2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一,参加接待的工作人员要遵守纪律,有礼有节、热情大方,树立公司的良好形象。 3、本方案规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核,适用于公司的全部商务接待活动的管理。 二、管理职能 行政部是公司接待工作的管理部门,公司商务接待以及宴请用餐等均由行政部统一安排。 三、商务接待工作原则 1、以对等接待、各负其责、相互配合为原则。商务接待工作涉及面广,必须坚持重点、兼顾一般,按照对等接待、各负其责、相互配合的原则,上下一致,齐心协力,共同做好接待工作。 2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务,提高办事效率、热情周到,视客情适度接待,提倡节俭,反对浪费,注重思想情感交流,不推诿扯皮,不应付拖拉。 3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准,对各项商务接待费用实行预算管理,由行政部负责人根据核定的预算严格控制使用,商务接待费用原则上不得超过限额,如需追加预算,由总经理另行审批。四、接待职责分工 1、接待工作是公司窗口式工作,对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标,具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。 2、接待内容包括:迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下: 2.1行政部: 提供一般接待良好环境的保障及备品准备,负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍; 负责来客引入及会议室的环境保持; 提供信息沟通保障及调度控制和来客记录,安排来宾行程、食宿等。 2.2工程部及相关负责人:负责接待洽谈并陪同始终。 五、商务接待细则及标准 1、商务接待细则 1.1对于因接待需求经常往来的餐馆、宾馆、副食品店或其他机构应争取以签约形式约定折扣价,原则上应定点采购和安排餐饮、住宿等事项。 1.2在商务接待过程中,原则上酒水、香烟应自带,未经允许的前提下自行购买物品和安排的招待事项而产生的.费用公司不予报销。 2、商务接待标准 公司商务接待标准,根据来访者的人员级别及访问目的不同,适用不同标准。主要划分为3个级别:普通接待、中级接待、高级接待。 2.1普通接待 2.2中级接待 2.3高级接待 六、商务接待流程 ①各部门实施商务接待前,应填写《商务接待申请表》,经部门主管审核,分管副总审批后报由总经理签字确定后,报行政部申请安排接待; ②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议; ③公司高层领导的商务接待活动,由其相关接洽人员填写《商务接待申请》,并作为接待负责人; ④行政部接到《商务接待申请表》后,应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后,填写《接待行程安排表》,反馈至接待申请部门确认;⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》,按接待标准进行审批; ⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待,《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批; ⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部,作为预支、报销接待费用的预算凭证。 大型活动接待方案4一、销售部接待程序: 销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后,应着手做以下工作: 1、及时与会务方负责人进行联络 (1)清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等); (2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。 2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。 价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。 4、签订会议协议,收取会议押金 当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协议,并依照协议收取相应的会议押金; 5、下发会议接待通知单 签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案; 6、会议接待 发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程; 7、会议结账 会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助; 8、会议送别 恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,加深友情; 9、会议结束 会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。 二、房务部接待程序: 房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到: 1、会议接待的前期工作 (1)熟悉、了解会议接待通知单的内容; (2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人; (3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床; (4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等; (5)落实参会嘉宾是否乘专梯,客人是否分批到达; (6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。 2、会议排房 按会议接待要求安排相应的房间,在房类资源充足的'情况下,房间安排力求集中,同时也可选择安排同类客房中处于状态的房间。 3、会议空房 确认会议定房,落实好具体房间后,将预定内容输入电脑并确定房号。 4、会议嘉宾入住 (1)在会议客人到店前一天,与销售部就会议接待用房事宜进行核实,至少前一天排房,做好一切宾客入住前的准备工作; (2)会议宾客到达前,准备好房卡及团队会议分发一览表;对于重要客人,可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处,由当值大堂副理在客人到达前检查房间,确保房间处于正常状态; (3)当会议宾客抵店后,按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续,并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题,及时与销售部会议接待负责人联系。 5、会议嘉宾离店 (1)礼宾官接待信息,应及时协助客人收送行李; (2)前台收银处快速结账; (3)协助客人安排好车辆。 6、关注重要宾客的消费习惯,收集整理客史资料。 三、餐饮部接待程序 餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后,应做到: 1、会议接待前期工作 (1)做好记录,根据会议接待通知单,准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递; (2)根据会议接待通知单及会务方的要求,至少提前半天布置会场; (3)由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况(会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等),发现问题立即整改,力求没有疏漏; (4)提前两天跟进会务方及销售部会议联络人,确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求,并为会议客人预留用餐场所。 2、会议接待中 (1)安排优秀礼仪人员,在会议召开前40分钟到场,引领参会嘉宾; (2)跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项; (3)协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务,准备与会务方负责人结账。 3、会议结束 (1)宴会服务人员跟进会议结帐工作; (2)帮助会议客人整理会议遗留物品。 4、会议用餐及送别 (1)引领会议客人用餐,并提供优质服务; (2)做好餐饮帐务的结账工作。 5、送别 (1)恭送会议客人,为宾客留下美好感受; (2)客人离店后,若遗留下贵重物品,应尽快联系交换客人。 6、整理会议客户资料,总结会议接待得失。 |
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