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客户部管理制度

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客户部管理制度

关于客服部员工管理，大家知道有哪些制度？下面是小编收集的相关资料，欢迎大家阅读了解。

客户部管理制度

1.客服部员工要严格遵守工资的保密规定，不得非客服部人员进入客服部。未经批准不得向任何人提供或泄露公司后台资料机密。

2.客服部员工必须严格遵循公司要求和规定科学地采集、输入、输出信息，为集团领导和有关部门决策提供信息资料。

3.信息载体必须安全存放、保管、防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出客服部。

4.客服部员工应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。

5.严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名。

6.客服部设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用，否则，造成设备损坏的应照价赔偿。此设备责任人也负相同责任。

7.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

8.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷。

9.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

10.员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间，不提倡员工在公司内打私人电话。

11.公司不允许员工在公司挂私人长途电话。因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。

客户服务部档案管理制度

（一）客户服务部档案管理范围

（1）项目资料（包括项目规划、配套、总建面积、平面布局、验收证照等方面资料）

（2）物业管理规章制度（用户手册、临时管理规约、装修手册及其他相关管理规定）

（3）业户/租户档案（业户个人资料、购买/租赁合同复印件及其他相关资料）

（4）合同文件（绿化、清洁、消杀等）

（5）出入管理（业户收楼、业户迁入、业户迁出）

（6）装修管理（业户装修申请、审批、办证、巡查等）

（7）车辆管理（业户租赁车位、缴交租金和管理费等）

（8）投诉管理（业户投诉记录、处理、跟进、回访、汇总等）

（9）报修管理（业户报修记录、处理、跟进、回访、汇总等）

（10）有偿还服务（业户有偿还服务登记、预约、跟进、回访、汇总等）

（11）计划总结（本部门每周/每月的工作总结及下月的工作计划）

（12）对外收发文

（13）对内收发文

（14）收费管理

（15）重大投诉、重大事故处理意见。

（二）文件材料归档要求

1.根据公司要求，重要档案资料交公司档案室归档，本部门留副件一份以方便平时查阅。

2.文件材料要准确地反映各项管理的相关内容和过程。

3.文件材料分类明确，符合其形成规律。

4.客服部所有文件材料禁用圆珠笔、铅笔起草和批改，手写档案，字迹要求清楚，不得潦草。

（三）归档时间

1.每年的12月29～30日按归档范围将客服部本年度文件集中上报公司行政部，统一移交公司档案室归档。

2.公司重大会议和活动的文件材料应在当月上报行政部，移交公司档案室归档。

3.声像文件材料在当月上报行政部，移交公司档案室归档。

（四）档案保存期的鉴定。

客服部所有档案保存期限皆为长期，未经总经理同意，任何人无权私自销毁档案。

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