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信息化协同办公,推动管理创新论文

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信息化协同办公,推动管理创新论文

摘要：为了通过信息化协同办公，推动管理创新，贵阳市测绘院着手建设本单位的测绘管理信息系统。本文简述了贵阳市测绘院建设开发测绘管理信息系统的技术过程，并阐述了信息化协同办公对于管理创新的推动作用。

关键词：协同办公，测绘信息管理，工作流

1.背景

贵阳市是贵州的省会城市，是贵州政治.经济和文化的中心，近年来随着“二环四路城市带”的建设，预计在五年后贵阳核心区将拓展到近200平方公里，涉及全市7个区.包涵15个城市功能板块，比原有老城区扩大近5倍。

在这样一个发展机遇下，贵阳市测绘院以“规划是龙头.测绘是基础”宗旨，抓住历史发展的机遇，为了给城市规划管理提供有力的测绘基础保障，也依托于新设立的七个规划管理分局相应的组建了七个分院。随着我院测绘服务范围由点到面的拓宽，我院从2008起我院的产值逐年递增，既创造了不错的经济效益也创造了良好的社会效益。

但是由于分院的成立，我院机构在地理位置上由集中变为分散，同时测绘业务量也迅速增加。随之而来就出现了这样一些问题：

1.测绘生产办手工管理，管理效率低下；

2.ISO9000质量体系贯彻不到位，管理不规范，执行力不高；

3.各种资源分散，透明度不高，不能相互共享；

4.院领导缺少必要的数据分析支持管理决策；

5.同时各部门之间.部门和领导之间信息沟通不及时。

为此，自2009年开始，在院领导的高度重视下，我院结合院发展的实际情况，依托信息化管理，进行管理创新，改变原来传统的生产管理模式，通过工作流程化实现企业的客户.项目.人员.生产.办公与管理间的集成，逐步完成从传统管理模式到现代化管理模式的转变，实现了管理创新。

2.信息化协同办公

信息化协同管理的本质就是打破资源（人.财.物.信息等）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协同运作，通过对各种资源的最大开发.利用和增值以充分达成共同的目标。因此我们就针对我院的实际情况以及测绘生产作业的特点，开始着手建设测绘管理信息化系统，从而在现信息化协同办公的'基础上实现信息化协同管理。

3.测绘管理信息系统的实现

我院特点是各个测绘生产部门在地域上的分散，但各部门之间又要相互协作，为了提高工作效率，解决好前面出现的各种问题，我们深入细致地研究了本院的业务流程和数据流程，设计业务流程图和数据流程图，与各专业设计人员.管理人员广泛交流意见，本着简便精确.提高效率的原则，并严格按照我院ISO9000质量管理体系文件的管理要求，构建整体系统构架，经过八次审核修正，并最终制定了系统建设的技术方案。

3.1系统架构

B/S模式是随着Internet迅速发展起来的一种技术，客户端是一个标准浏览器，服务器端是Web Server。B/S结构以WEB浏览器作为客户端，将系统功能实现的核心部分集中到服务器上，简化了系统的开发.维护和使用。客户机上只要安装一个浏览器（Browser），用户就可以通过WEB浏览器同WEB服务器进行数据交互。

鉴于以上分析，我院的测绘管理信息系统基于微软公司的开发平台APS.NET技术，以B/S（Browser/Server，浏览器/服务器模式）架构进行开发建设。具体情况如下：

1）操作系统：Windows 2008 企业版

2）数据库软件：ORACLE 10G

3）开发工具：Mricrosoft Visual 2008

3.2系统功能模块

信息化协同办公系统涉及的面较广，且影响到长期形成的工作习惯，所以在系统设计的过程中要尽可能的适应大多数人的习惯，应用模块应该以易于维护.易于扩充和修改.易于使用为准则，同时要紧密联系本单位的实际工作和业务流程，尽可能的使系统功能涵盖单位的各个应用领域，保证系统具备较强的实用性和生命力。同时，通过灵活的技术措施，保证系统能够满足具体的应用，并具备良好的通用性。

所以，我们的系统功能设计覆盖了我院测绘生产经营管理.测绘成果管理.资产管理.人事管理.档案管理.财务管理.内部沟通等众多方面，实现了高度集成的.一体化的管理创新。系统主要的功能模块设计如下：

1）生产经营管理子系统主要功能：

测绘生产项目登记办理.项目实时监控.项目财务监控.顾客满意度调查.经营状况的统计分析.按照ISO9001质量体系，实行生产部门.技术质量部门两级质量检查。

2）日常办公子系统主要功能：

通讯交流（包含新闻.通知.投票.电子邮件.电脑短信.手机短信等）.收发文管理。

3）人力资源管理主要功能：

员工基本信息动态管理.考勤管理.员工生日提醒。

4）资产管理子系统主要功能：

固定资产管理（含车辆违章及年审）.耗材管理及耗材成本核算.测绘仪器定期检校.设备采购及维修.按照ISO9001质量体系进行合格供方管理。

5）档案管理子系统主要功能：

以知识共享为目的包括党政文档管理.产品技术文档管理.工程图档管理及信息查询。

6）系统管理配置主要功能：

用户权限分配.工作流程制定.数据字典管理.数据备份及恢复.管理日志记录等。

3.3关键环节

除上述功能模块的设计之外，我们还重点把握了以下几个方面的关键环节：

1）工作流引擎，流程建模工具

工作流引擎作为应用系统的核心，提供对各应用系统有决定作用的根据角色.分工和条件的不同决定信息传递路由.内容等级的核心解决方案。流程建模工具的主要功能如下：

①实现图形化的流程设计，所见即所得，流程设计全部在Web浏览器中进行；便利的流程模板编辑功能；

②支持多路由流转，系统自动根据业务文档的内容自动选择路由；

③精细的流程控制。每个环节的办理人员.可编辑字段.可查看内容.可进行的操作等等均可进行用户自定义控制；

④先进的流程模板错误检测功能，帮助检测所设计的流程模板是否正确，并明确指出错误之处；

⑤支持流程模板的导出.导入功能；

3）流程管理框架：提供流程调试.流程监控等管理；

4）严格按照ISO9001质量体系，准确记录各个工作流程，保证质量管理可追溯性了；

4）实时消息平台：实时获取待办工作项，发送客户端实时流程运行消息；

5）实现电子签名，真正做到无纸化办公。

4.结束语

一个现代化企业管理关键在管理现代化与信息化，关键在于管理创新，因此我院选择建立一个高度集成的.一体化的信息化协同办公系统。本测绘管理信息系统针对我院自身的特点来设计，其最终目的就是要在不断的应用过程中形成我院有序而高效的生产与管理，争取在同行业中处于一种领先的地位，提高企业的综合竞争能力。“服务政府.服务社会；致力于创造一流的产品和服务”，是我院不断的追求。只要我们持之以恒，不断发展，必将带来我院测绘事业新的辉煌！

参考文献

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[2] 吴紫标，夏榕，浅议在Internet环境下的办公自动化[J]，科技管理研究，2004（3）:111～113

[3] 李建华，企业办公自动化系统初探[J]，山西建设，2007（2）：357～358

[4] 张淑玲，试论中小企业办公自动化的升级与实现[J]，中国科技博览 2010（7）：234～235

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