标题 | 前台文员工作职责 |
范文 | 前台文员工作职责【热】 前台文员工作职责11、根据办公室领导的要求,完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作,及时送交领导或按要求传送给客户。 2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的`书面记录、整理。 3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。 4、根据要求采购日常办公用品,并及时登帐。管理本部的财产帐目(低值易耗品、固定资产)。做好办公室设备管理及维修。 5、做好年度报刊杂志的订阅工作,收发日常报刊杂志及邮件交换。 6、做好办公室每月考勤。做好物品保管工作。 前台文员工作职责21.负责单位来访人员的接待、登记、引导。拒绝与单位业务无关的上门推销者。 2.负责单位电话总机的`接线工作。电话接人准确及时,使用礼貌用语、声音清晰、态度和蔼。做好未能联系上的电话记录并及时转告。 3.负责信函、包裹的收发工作。 4.负责单位高管分配的文档处理工作。 5.负责单位会议室计划安排。 6.负责管理监视器、广播音响、文体用品。 7.协助环保员做好白天单位消防、电力、防盗等安全事项的工作。 8.完成上级交办的其他工作。 前台文员工作职责31.负责来宾的登记、接待和引见; 2.负责电话的接听与转接、函件的接收转发以及工作信息的'记录、整理和建档; 3.负责会议准备等工作; 4.负责协助出差人员预定机票、火车票及酒店等; 5.负责办公用品及办公设备的购买、日常维护工作; 6.协助市场部维护律师事务所网页、微信公众号推广更新工作; 7.协助行政主管完成其他工作。 前台文员工作职责41、负责前台电话接听及电话转接,做好来电咨询记录,重要事项转达给相关人员; 2、负责来访接待、基本咨询和引见,面试人员的接待和引领,保持良好的礼貌细节; 3、负责邮件、报刊、来往信函、文件、传真和物品的收发和派送,并做好登记管理; 4、负责办公环境的'日常维护,确保整洁有序,保证设备安全及正常运转(包括打印机等); 5、资料整理、打印、复印; 前台文员工作职责51、对来访客户做好接待工作、引导工作,及时通知被访人员; 2、人事行政类辅助工作,负责公司办公劳保用品发放管理工作、饮用水订购等; 3、公司有人员应聘做好表格填写,复印应聘人员证件资料各项事宜; 4、每月到物业、员工宿舍领取发票; 5、对公司保洁、植物摆等工作的`监督与检查; 6、日常的打印、复印以及相关设备的检查; 7、公司员工通讯录整理更新; 8、协助组织公司各种活动。 前台文员工作职责6前台文员的工作职责: 1、接听电话,接收传真,按要求转接电话或记录信息,确保及时准确。 2、对来访客人做好接待、登记、引导工作,及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。 3、保持单位清洁卫生,展示单位良好形象。 4、监督员工每日考勤情况。 5、负责单位快递、信件、包裹的收发工作 6、负责办公用品的盘点工作,做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。 7、不定时检查用品库存,及时做好后勤保障工作。 8、负责每月统计单位员工的考勤情况,考勤资料存档。 9、负责复印、传真和打印等设备的.使用与管理工作,合理使用,降低材料消耗。 10、负责整理、分类、保管单位常用表格并依据实际使用情况进行增补。 11、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作 12、做好材料收集、档案管理等工作。 13、协助上级完成单位行政事务工作及部门内部日常事务工作。 14、协助上级进行内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务。 15、协助主任做好单位各部门之间的协调工作,积极完成上级交办的临时事务 前台文员工作职责71、负责前台接待工作、并做好记录; 2、负责公司办公用品的管理;每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证帐实相符; 3、负责公司标书制作修改、邮件和报刊的收取、分发工作; 4、按标准定额,做好添购办公用品的.计划编制和申购手续工作,做到既不脱档又是不长期积存; 5、负责提醒当日值班人员做好下班清洁卫生打扫,并对整个办公区的巡视,查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况; 9、完成领导交办其他的工作内容。 前台文员工作职责81.负责课程推介、完成每月销售任务; 2.负责前台电话的处理及来访宾客的接待,负责课程咨询、跟进及报名工作; 3. 整理前台文档,建立相应的电子版档案,为教务部提供学员档案的.制作、教材装订等秘书性服务工作; 4.学员出勤的登记和跟进; 5.办公用品及办公设备的维护; 6.其他行政、市场及教务方面的协助工作。 前台文员工作职责9一、行政前台接待 1. 接待来访者 接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约,应快速联络相关人,请来访者到会客厅等候,并给客人倒水或饮料。若访问对象是集团总裁或其他高管,应向其秘书确认约见时间,并通知其接待。 2. 接待咨询者 若有业务咨询者来访,应及时请业务部门的助理或客服部的人员来协助接待。 3. 接听电话 接听电话时,应先说“您好,大地集团”。接听电话时使用文明礼貌用语,并记录电话信息及时转告相关人员(注:不可随意将集团总裁或其他高管的`联系电话透漏给他人)。 4. 接待推销人员 上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作。 二、信件及报刊杂志转交 收到信件及报刊杂志时,应快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取。若收件人是集团总裁或其他高管,应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。 三、快递管理 1. 接待快递员 熟悉目前与公司有业务往来的快递公司,及时更新快递公司联系人及其联络方式,并热情接待每日前来送、取件的快递员。 2. 转交快递 收到快递时,快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取,并做好签收登记。若收件人是集团总裁或其他高管,应尽快送至其办公室或通知其秘书前来领取。 3. 与保安交接快递工作 每天下班前将快递登记簿转交门卫室,第二天早上上班时再将登记簿取回,并同时取回下班时间保安代理接收的快递,通知收件人前来领取。 四、会务工作 1. 会议前准备工作 主动关注会议信息,向组织者或组织部门了解会议相关情况,及时记录准备工作内容,并积极协助;协助保洁工人做好会议室准备工作;协助会议组织者做好会议通知等工作。 2. 会议中服务工作 维护会议室外环境安静,根据会议组织者要求,适时为与会者准备茶水饮料,并随时待命,协助做好其他会务工作。 3. 会议后完善工作 负责检查和关闭会议室电子设备及电器;协助保洁工人整理会议室,协助会议组织者做好会后完善工作。 五、每日茶歇时间物品购买及茶歇时间负责 1、茶歇时间为员工福利,每天早上10:00-10:15分,下午16:00-16:15分,前台接待人员需做好每日茶歇时间物品购买及摆放,一般提前5分钟将物品摆放完毕(茶歇时间音乐由保安负责播放)。 2、负责咖啡机固定清洗(一般一周清洗一次),及协助保洁人员保持茶水台周边环境的清洁。 六、行政前台日常事务 1.保证前台电子设备的正常使用 前台有触摸屏、电话等电子设备,若设备发生故障可以先找同事检查,若无法维修,可请同事联系供货商或外部维修单位,排除故障。 2.前台电源管理 每日下午下班后,须将前台电子仪器电源全部关闭后方可下班。 3.公司钥匙管理 前台备有会议室钥匙及个别办公室钥匙,前台应妥善保管以备使用。 前台文员工作职责101、负责公司前台接待及电话接转; 2、收发快递,复印文档等; 3、及时更新和管理员工通讯地址和电话号码等相关信息; 4、受理会议室预约,协调会议时间,下发会议通知,布置会议室; 5、负责办公用品管理、采购、库存管理等; 6、负责酒店预订、机票、火车票预定; 6、协助上级购置办公设备、办公用品,负责发放及记录。 前台文员工作职责111、及时准确的更新员工通讯录,指纹录入; 2、负责日常办公用品采购、发放、登记管理,办公室设备管理; 3、负责公司各类电脑文档的编号、打印、排版和归档; 4、报表的收编以及整理,以便更好的贯彻和落实工作; 5、协调会议室预定,合理安排会议室的使用; 6、协助保洁员完成公共办公区、会议室环境的'日常维护工作,确保办公区的整洁有序; 7、完成部门经理交代的其它工作。 8、员工考勤系统维护、考勤统计及外出人员管理 9、保证前台所需物资的充足(如水、纸、设备、耗材及报销单据表格等)及费用结算。 前台文员工作职责12总要求:主动、热情、认真、勤快 一、 接待 1、 文明用语,言谈仪表,大方得体,微笑待人。前台文员的接待一定程度代表公司形象。 2、 着装大方得体,须穿着有袖上装,最好是职业装。 3、 客人来访,先请入接待室、电话联系后带入办公室。接着送上茶水。 4、 客人离开后,及时收拾接待室、领导办公室茶杯。 5、 离开岗位,找办公室同事顶岗。保持前台有人在岗,要求顶岗者也坐在椅子上。 6、 不准在前台岗位聊天、喧哗。保持岗位环境整齐、洁净。 7、 经理办公室盛水器皿保持有水状态,注意提前续水。每天早上换水。 8、 为领导泡茶。 二、 清洁卫生 1、 每天配合清洁工整理领导办公室内务(认真抹桌椅、摘除花木枯黄叶、收拾旧报纸等。 2、 每周吸尘一次,如太脏立即吸尘。经常清理吸尘器。 3、 每天上午8:50前到。完成清洁工作,如不够则提早到。 4、 来到公司先将开水器开关打开。每周一早上将开水器里的.积水放完,换水。 5、 原则上半年清洗一次地毯。如太脏则增加次数。 特别注意:爱护公物,洗地毯、维修空调、装修时,要求桌面、地面都全铺报纸保护,搬动椅子千万小心,千万不要碰坏、划花,就像爱护自己财务一样。 6、 督促清洁工的工作情况,有不满意之处,及时指出,如不改善则报告主管领导。 7、 下班后管好领导办公室、会议室、接待室等门窗。台风天气要检查全部办公室窗户关紧,提醒每个部门关紧门窗。 三、 绿化业务 1、 每次紧跟浇花员浇花,做好完全防范。督促清楚黄叶、提前告知更换花木。每天检查领导办公室、公共区域的花木叶子黄了,马上动手摘除,不能等等浇花工来了才处理。 2、 不定期记录需要更换花木,通知花木公司,跟进换新。 3、 要求浇花工注意清洁,不准弄脏地毯和桌子。 4、 换花木弄脏过道时,要及时清洁。 四、 分发报纸、订报、收邮件、处理旧报 1、 每天上午及时到楼下取报、分发报纸。 2、 及时分发邮件到个人。 3、 前一天旧报受到接待室夹好。 4、 领导办公室报纸整理好。 5、 每周五下午把每个部门旧报回收到储物室。 6、 一季度卖旧报一次,填报《废报处理表》,把钱交到财务室,做好登记。 五、 联系维修事务 1、 维修空调,要求出故障及时报告,多催促,讲求效率。直接体现办公室效率,要重视,及时反馈情况:如已联系维修公司人员,安排维修时间等。 2、 经常观察设施、电器、房屋,及时发现热水器、门窗、门锁故障,马上告知,进行检查,原则上自行维修。需要时联系管理处,了解维修费,是否更换,是否自购零件物品。 3、 桌椅维修时,如保修期内的新物品,查看购物单联系维修,保修期满的则找固定一家维修公司。 六、 考勤事务 1、 做好领导及业务部门经理考勤登记,记录其外出时间、事由。 2、 保管员工请假单,做好员工休假记录统计。 七、 复印资料 1、 有时协助打印文件,要求熟练操作WORD、EXCEL 办公软件。 2、 负责资料复印,传真。 八、 会议室、接待室管理 1、 确保会议室随时可以进行会议。 2、 会前一小时开窗通风,会前20分钟开空调机。 3、 会前布置会场:清洁卫生,摆放桌椅,摆花木,挂横幅,摆台卡、烟灰缸、纸巾盒。 4、 洗手间放纸巾。 5、 做好茶水供应工作。会前确定供应热茶或者饮料。每半小时加一次热茶。 6、 会后清洁会场:撤下横幅、收好台卡、清理茶杯和烟灰缸。 7、 中午不得让人在会议室午休。 8、 不得在里面用餐。 9、 不得在会议室、接待室放杂物,制止他人放杂物。 10、 平时要关闭会议室窗户、窗帘,以防座椅曝晒老化。 九、 其他 1、 积极完成领导交代的其它任务。 2、 协助筹备公司各项活动。 二Oxx年x月xx日 前台文员工作职责131.负责在前台对来宾、来访初步接待,指引、联系协调,使外来人员迅速顺利地和单位相关人员接洽。 2.负责单位电话号码簿电话号码提示的准确,及时与系统科电话号码负责人员更新信息。 3.负责支持物业管理人员负责的总机接线人员处理、转接进人总机的电话(上班时间),使电话询问人顺利获得单位对外公布的`基本信息,或使外来电话迅速和单位相关人员接洽。 4.负责会议室的预定和调配,使大楼公共会议室合理高效使用。 5.负责管理信函收发,使大楼信函安全迅速送达收信人。 6.负责维护大楼前台秩序,使前台保持清洁、安静、有序的环境。 前台文员工作职责141、负责公司电话接听及快递收发,购买办公室用品; 2、负责对来访客人做好接待、登记、引导工作,及时通知被访人员; 3、负责完成公共办公区、会议室环境的日常维护工作,确保办公区的'整洁有序; 4、负责协助管理公司社群,及时回复群内消息; 5、负责完成上级交给的其它事务性工作。 前台文员工作职责15一、前台文员的工作职责 1.接听、转接总机电话。做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给出相关人员,不遗漏、不延误; 2.日常来访客人的接待与登记,并通知相关部门; 3.公文、传真、信件、邮件、快递接收和分发; 4.复印机、饮水机、传真机、空调等机电设备的管控、日常维护和保养; 5.前台区、董事长办公室、总经理办公室的卫生清洁; 6.员工考勤登记和外出登记; 7. 负责办公室仓库和备用物品的保管工作,做好物品出入库的登记 8.及时下达领导的各类通知,包括口头或电话通知; 9. 打理好公司的植物,办公室日常清洁的`维护; 10. 每天下班前认真检查办公区域的门窗、水电、办公设备(门窗要锁好、断开电源); 11.协助组织公司内部活动,做好公司宣传工作; 12.完成领导交办的其他工作。 二、工作行为规范: 1、电话接听 A.听到铃响,至少在第三声铃内接听; B接听电话后先问候,并自报公司名。标准语如下:“您好,越达公司!” C.对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断他有何需求? 注: ①不指明的电话,判断自己不能处理时,马上把电话转给能处理的人; ②通话简明扼要,不应长时间占线。 ③结束时应说“再见!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒; 2、客户来访 客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。 A.单个人问候标准语:“先生/女士,您好!” B.来者二人,标准问候语则为:“二位先生/女士你们好! C.来者为三人以上,标准问候语则为:“各位好!” D.对已知道客户或来访者姓名的,标准问候语如下:“X先生/女士好!” 三、看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后 1、引导客户或来访者就座; 2、联系来访者所找的公司人员,确定所找的人员是否在办公室内,如在及时引导客户与公司人员见面; 3、客户落座后,递上温水 注:①服务过程中实行“微笑服务”,须始终面带微笑,热情主动为用户服务。 ②倒水:在客人来到公司第一时间递上一杯温水,并有礼貌的说:请慢用。 ③如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等; ④在没有公司员工陪同的情况下,不得允许访客自行进入办公区; ⑤客户离去时,应面带微笑道别。 |
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