标题 | 商务信函写作指南 |
范文 | 商务信函写作指南 下面是小编给大家推荐的商务信函写作指南,希望对大家有帮助。 商务信函写作指南 1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称,主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定,一般都用敬语+称谓”的形式组成。如:尊敬的王总经理”、亲爱的刘主任”、尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上提称”如:尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 (顶格写,后面加冒号。) 2、启词启词是信文的起首语,可有多种表示法。如问候式的您好”、别来无恙”;思怀式的久不通信,甚为怀想”、去国半载,谅诸事顺遂”等;赞颂式的新春大吉”、开张大吉”等;承前式的上周曾发一传真件,今仍具函,为××事”,贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象,不论内容,一律以您好”为书信之启词,实在极不恰当。此外,公务书信的启词还可用兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”;顷闻、顷悉、顷获”;欣闻、欣悉、欣逢、值此”,以及据了解、据报、据查实”等一系列公文用语,以提领全文。(在称呼下面另起一行,前空两格!) 3、正文正文是书信的主体,是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁,并注意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不可显侮蔑轻慢之意。 (在启词下面另起一行空两格。) 4、酬应过渡正文结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如我方相信,经过此次合作,双方的友谊将有进一步发展”。又如再次表示衷心的感谢”或代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡,如特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”,或肃此专呈、肃此奉达”,也有特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”,以及承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。 (过渡一下更符合礼仪规范) 5、祝颂词书信的最后,写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同,书信内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等,有时,往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如此致敬礼”、敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,此致”、敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。敬礼”、健康”则转行顶格书写。 6、签署书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如老王、小王、小李、张主任、赵经理”等,而要完整地写成××部主任张金水”、××公司经理王富成”或者××公司办公室秘书李倩”、××部业务员刘震”等。今天,许多书信都以计算机制成,但即使已打印了姓名,仍应再以手书签署一遍,这既表信用,亦示诚意。对某些特殊对象,署名后应有具名语,如谨上、谨呈、敬述”等,以表示对受件者的尊重。 (通常中文信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置,但一般e-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的'姓名。 7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不可缺了这一项。日期必须准确,表现出写信人的负责态度,而万一记错日期,也许会因此而误事。(写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。) 范文: 尊敬的先生/小姐, 我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周,他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。 如能介绍他给可靠的生产厂家,向他提供所需的任何帮助或建议,我们将不胜感谢。 您诚挚的 |
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