标题 | 行政前台岗位职责 |
范文 | 行政前台岗位职责合集15篇 在学习、工作、生活中,岗位职责在生活中的使用越来越广泛,制定岗位职责有利于提高工作效率和工作质量。想学习制定岗位职责却不知道该请教谁?下面是小编收集整理的行政前台岗位职责,欢迎大家分享。 行政前台岗位职责11接待来访客人; 2负责接听电话; 3信件、快件签收: 4负责各类办公、商务文档、合同协议的录入、打字、打印,复印等工作,及时送交领导或按要求传送给客户; 5做好办公室每月考勤; 6管理好各种办公设施、物品保管工作,要督促减少浪费; 7执行各项公司规章制度,处理员工奖罚事宜; 8参与公司招聘、培训、绩效管理、考勤等工作; 9办理职工请假、休假、入职、离职等相关事宜; 10负责更新、管理员工各类人事资料; 11人力资源信息管理、网上发布和收集人力资源招聘信息; 12收集、更新、录入人事储备信息表; 行政前台岗位职责21、负责公司前台接待及电话接转; 2、收发传真,复印文档,扫描文件,收发信件、报刊、文件等; 3、及时更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系信息; 4、受理会议室预约,协调会议时间,下发会议通知,布置会议室; 5、负责订水、订报,信件、包裹的安排及与快递公司的联系; 6、负责各级主管交办出差安排等各项工作; 7、完成上级交给的其它事务性工作; 8、合同及文件简单翻译。 行政前台岗位职责31、负责前台电话接听、面试人员接待和客户来访接待; 2、负责快递收发和费用结算; 3、协助完成公司固定资产、办公用品采购及管理; 4、负责考勤和行政月结费用付款和台账登记; 5、协助完成各类员工福利活动,如节日活动、团建等; 6、完成领导交办的其他工作。 行政前台岗位职责41、负责月度花名册统计及入离职办理; 2、总部耗材登记及销售礼品申请登记; 3、总部、厂部、驻外办事处的日常采购; 4、茶室的日常清洁及公司清洁区域的巡逻监督; 5、负责月度会议记录; 6、协助企业资质认证 7、月度考勤统计 8、其它主管交办事项。 行政前台岗位职责5- 负责总机电话的转接,公司来访客人的接待及引导 - 公司名片的印制,各类信函/快递的收发,杂志刊物的订阅、分发 - 日常办公用品的申购、发放,固定资产的管理 - 协助组织员工活动 - 日常文书、资料整理及其他一般行政事务 行政前台岗位职责61、负责客户接待安排、前台电话接听和转接、收发信件传真等。 2、负责各类办公文档的录入、整理、存档、打印复印等工作。 3、负责培训及会议活动的场所布置、音乐播放、拍照摄像等工作。 4、负责员工名片印制管理、办公用品申购、入库,做好办公用品发放和领用登记的管理,减少浪费。 5、负责新员工指纹录入,工号牌制作,考勤数据的整理、统计和汇报。 6、负责公共区域卫生整理与维护,办公设备及家具维修、管理,办公环境卫生的检查与监督。 7、其他日常行政事务及执行上级安排的其他事务。 行政前台岗位职责7一、岗位职责: 1、负责电话的接听及转接、确保准确、及时的传达来电记录信息; 2、负责来访客户的接待、基本咨询及引荐,保持良好的礼节礼貌; 3、负责部门各项业务报表数据汇总,文档归档整理;收发协议、合同; 4、协助招聘面试,负责入职、离职、调岗等人事手续办理; 5、负责员工考勤记录,考勤数据核对与报表汇总,并制作报表; 6、及时更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系信息; 7、购置、管理办公设备、办公用品,负责发放登记及台账建立; 8、负责公司办公环境管理,保持前台、会议室及茶水间等公共环境的卫生清洁及桌椅摆放,并保持干净整洁等后勤服务相关事项; 9、负责领导交办任务的执行和汇报。 二、任职资格: 1、全日制大专及以上学历、有一年以上文秘、行政、人事相关工作经验; 2、思路清晰、头脑灵活、语言表达能力强,标准普通话,具有亲和力、身高160CM以上、形象气质佳; 3、熟悉前台工作流程,熟练使用各种办公自动化设备; 4、熟练使用办公软件、具备基本的计算机操作能力,要求对excel表格熟练。 行政前台岗位职责8负责办公室日常环境和办公制度的维护 负责公司办公用品的采购,管理和发放工作 负责公司对外接待工作 负责日常公司活动的组织和策划,参与公司重大活动组织筹备工作 完成上级领导安排的其他相关事务 行政前台岗位职责91.负责来访客户及面试候选人的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌; 2.收发公司邮件和物品,及常规物品采购,并做好登记管理以及转递工作; 3.负责前台电话总机的接听和转接,做好来电咨询工作; 4.协助统计公司每月的考勤纪录; 5.完成上级主管交办的其它工作。 行政前台岗位职责101.及时、准确接听/转接电话,如需要,记录留言并及时转达; 2.接待来访客人并及时准确通知被访人员; 3.办公用品采购及管理; 4.负责快件、公文收发; 5.协助员工的复印、传真等工作; 6.负责前台区域的环境清洁,保证办公设备安全及正常运转(包括复印机、空调等); 7.协助公司行政工作,完成上级主管交办的其它工作. 行政前台岗位职责111、负责访客、来宾的登记、接待、引见,对无关人员应阻挡在外或协助保安处理;.熟练掌握公司概况,能够回答客人提出的一般性问题,提供常规的非保密信息。 2、负责电话、邮件、信函的收转发工作;帮助同事完成部分文件的打印、复印、文字工作; 3、执行公司考勤制度,负责每月考勤报表的制作及加班统计工作; 4、负责会议室的安排及协调; 5、负责员工出差预订机票、火车票、客房等,差旅人员行程及联络登记;负责公司放行条的管理及填写; 6、负责同事名片的印制,更新更新公司通讯录; 7、负责组织每月生日会活动; 8、负责办公用品的采购和管理; 9、负责宿舍管理; 10、执行上级安排的其他任务。 行政前台岗位职责121. 礼貌得体的迎接每位到访客人并及时通知被访人员; 2. 内部外部电话的接听,定期进行通讯录的更新; 3. 以专业态度回应访客和员工的请求及查询; 4. 保持前台区域和访客接待区域的环境整洁及物资充足; 5. 会议室预定管理,依据会议预定信息提供会前和会后服务; 6. 办公用品的申请和合理库存的管理; 7. 邮件收发及掌握邮政系统的使用并跟进邮件投递情况; 8. 收集罗氏药品安全相关信息; 9. 完成上级主管安排的其他事项。 行政前台岗位职责13及时接听总机来电和转接; 及时收发各类邮件和快递; 为公司所有部门提供必要的后勤支持; 保持办公环境的安全和整洁,发现问题及时采取维护措施; 负责公司办公用品及其他生活必需品的采购及管理; 公司内部活动的组织安排; 保证与其他供应商之间的合作顺利进行,如办公设施和文具供应商等; 与房东和物业之间保持良好沟通。 行政前台岗位职责141、统筹公司整体行政工作,兼任前台,做好内部“管家”服务。 2、制定各项行政规章制度,及督促、检查制度的贯彻执行。 3、负责公司日常行政事务,包括办公室环境5S管理、固定资产盘点、办公用品管理、工衣管理、信件快递收发、差旅住宿预订、行政费用缴纳报销、公司证件及制度资料保管等。 4、会议会务工作,及组织各项企业文化活动(如早会、员工团建、表彰大会、年会等)。 5、热情接待访客及员工,及时接听前台来电。 6、统计每月考勤表,确保钉钉出勤外勤、请休假数据无误,定期更新员工通讯录。 7、协助招聘人事工作(招聘会工作人员、协助入离职手续办理等)。 8、完成上级交办的其它工作。 行政前台岗位职责15一、卫生清洁 会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生 1、上班第一时间根据当天情况调整空调,整理会客室跟上级的办公室。注意事项:烟灰缸需铺上纸巾后滴水。 2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;如有脏污需及时清理。 需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁; 3、查看各个办公室饮水机是否有水,若已无或已不够当日饮用,即刻联系送水(客户编号:XXX,订水电话:XXXXXXX);查看纸杯、抽纸等是否足够,及时添置;4、总经理、副总办公室桌等清洁;会客室的茶具清洗; 5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关,关好门窗。 6、下班前整理好办公桌椅,电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线,电话需统一摆放,保持整洁度。 7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。 二、会议 1、例会:每周星期二上午10:00,如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元。 得到准确会议通知时,在会议开始5分钟前通知参会者,准时到达;会议开始前做好会议签到,无法及时参会者,需得到领导批准。需要进行会议记录,按格式编排,需存档纸质版会议记录。三文印、传真、快递、电话管理工作 1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作,办公室设备如若出现故障或耗材缺失,应第一时间进行维修,确保不影响各部门正常使用。 三、传真工作 传真件必须按照公司已有的模板传送。 1、快递工作 收发快递,按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取(急件除外)。 四、办公用品采购与管理 1、各部门需求计划收集 每月25日前收集各部门下月的物品需求计划,进行汇总,同时根据库存情况编制采购申请表,交由副总审批; 2、其他公共物品采购计划 公共物品包括:茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品,以及其 他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品,此项公共物品若临时急用,可报经副总,进行临时采购,如果非急用,可在每月25日前汇总需求计划,进行集中采购。 3、采购流程 一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进行采购,流程如下:A、首先编制采购申请表,交由副总审批; B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续; C、一般是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28—32号)如有其它更好建议亦可。D、采购结束后,填写报销单(含价格),整理好票据,交由财务审批; E、做好办公用具入库; 五、办公用品发放 1、任何办公用品的领用均需要登记;每月集中采购的物资(按照各部门的需求计划)在采购结束后,月初予以集中发放; 2、办公室内物品领取均需登记。 3、每月定时对办公用具进行盘点。 六、办公用品使用管理, 1、对于借用的物品,需要归还的,需要跟踪归还时间,到时间还未归还的要与之沟通,超过三天的需说明原因及归还时间; 2、对于交还的物品的.完好性,需要予以当场双方检查确认,如有问题视情况需要借用人承担的,由借用人原价赔偿或重购;确认无误后签字; 七、来客接待 接待流程:1、客户进门起身迎接并询问来访事由; 2、登记《客户来访登记薄》,弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式; 3、倒水 4、通知相关工作人员有人来访; 5、来客告辞时起身道别; 6、客人离开后清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁; 7、若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来,则需在《客户来访登记簿》上注明; 8、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员及时回复; 9、《客户来访登记薄》需做好归档。 八、档案管理、公文制定、文件收发等工作 1、协助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作;此类文书在有效期后均需存档。 2、放行条管理:依次为放行条编码,对相关经手人以及用途做好记录。 3、公司证件:公司证件复印领取需对相关经手人以及用途做好记录。 九、通讯录管理 1、熟悉公司人员的及通讯电话,及时更新公司内部员工的联系方式,负责公司电话的接听与转接。 2、需为新员工申请邮箱,同时更新公司内部员工联系方式。 十、车辆管理 一)车辆申请使用管理 1、备有《车辆使用申请表》,由用车人在用车前填写此表,并交由相关负责人签字,行政部留存;若使用人在使用前未能填写,则交车后补填。 2、使用人凭申请表到管理员处取车。 十一、网络维护 1、办公室网络维护:若遇上IP地址重复情况,可按以下步骤更改 步骤:A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框,输入cmd B、输入ipconfig(输入法为英语即单击,为中文即双击enter键)即出现windows ip适配器相关信息。 C、右击网络图标(即任务栏上类似电脑的图标),打开网络和共享中心,点击“更改适配器配置”,右击本地连接,选择属性,双击tnternet协议版本4,选择“适用下面的IP地址”进行更改IP地址。 2、如仍无法解决问题,可致电联想公司(鲁先生:15681322101,020—36472070)进行沟通需如何去解决问题。会员编号:NO。2011010006。 十二、公司钥匙的管理:公司钥匙的编号均按照办公桌下的插座编码编排,需对员工所领取的钥匙进行登记。其他钥匙妥善保管。 十三、考勤 考勤记录:下载考勤设备的记录,根据外出单、请假单等进行考勤的核对和整理。 1、人员外出登记 人员外出登记工作流程:A、外出前在《外出申请单》上登记出发时间、目的地、事由等,并由相关领导签字批准方可外出; B、回到公司在《外出申请单》上登记回来时间以及办事情况; C、特殊情况,外出前未登记,需回公司后及时补登; D、前台人员负责提醒并督促其他员工,并于每月将外出情况汇总,与考勤统计核对。 2、请假:如有员工请假,需到填写《假期申请单》并注明请假原因、时间及时数;交由相关领导签字同意后作为考勤依据;若上级不同意,需注明理由再返回申请人。若特殊情况,未能提前提出假期申请,需及时致电相关领导说明事由,征求领导的同意方视为正常请假,回公司要及时补登。 3、考勤统计工作流程:A、熟悉门禁考勤系统的管理,根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息; B、每月5日前将门禁考勤统计数据备份,并综合外出登记以及人员请假情况统计考勤,交由财务部; 十四、招聘 十五、完成领导交代的其他临时性工作。 附:日常工作所需要的联系方式一份。 |
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